Dashboards

Los dashboards son aplicaciones de business intelligence que le permiten a una organización visualizar la información más importante para monitorear, analizar y administrar el desempeño del negocio de manera más efectiva. Deben ser vistos más que como una pantalla con gráficas atractivas, como un sistema de información que ayuda a las organizaciones a optimizar su desempeño y alcanzar sus objetivos estratégicos.

• Las mejores prácticas en materia de desarrollo de dashboards indican que estas herramientas deben de contar con tres capas o vistas de información:

  • Capa o vista superior.- es la capa donde los usuarios monitorean la información, la cual se presenta en forma resumida y usualmente gráfica, con el status de los indicadores más relevantes y las condiciones extraordinarias. Se utilizan alertas cuando el desempeño está fuera de los rangos establecidos.
  • Capa o vista intermedia.- es la capa donde se despliegan los datos que soportan los indicadores y las alertas de la capa superior. En esta parte es relevante el uso de cubos de OLAP como herramienta de análisis multidimensional. Aquí, los usuarios pueden realizar cálculos complejos en los datos, moverse entre tablas y gráficas, en fin, explorar a detalle los datos para encontrar condiciones excepcionales y tendencias desde cualquier perspectiva.
  • Capa o vista inferior.- en esta capa los usuarios cuentan con reportes detallados y registros de transacciones. Esta información es de utilidad porque permite ir a la causa raíz de un problema.

• De igual forma, las mejores prácticas muestran que existen tres tipos principales de dashboards:

  • Operational dashboards.- ayudan a monitorear los procesos operativos clave y son usados principalmente por los empleados y sus supervisores que tratan directamente con clientes y proveedores para gestionar la creación o entrega de productos y servicios. Por lo general, los indicadores en un operational dashboard se actualizan de manera constante, de un día para otro, cada hora o cada minuto, según los requerimientos. Este tipo de dashboard se enfoca principalmente en la parte de monitoreo.
  • Tactical dashboard.- permiten el rastreo detallado de procesos y proyectos que son de interés especial para una parte de la organización o un grupo limitado de gente. Los gerentes, coordinadores y analistas de negocio usan este tipo de dashboards para comparar el desempeño de sus áreas o proyectos, realizar planes y pronósticos y evaluar los resultados históricos, entre otras cosas. Por lo general, el contenido de un tactical dashboard se actualiza de manera diaria o semanal, cuya información se presenta en forma detallada y resumida. Este tipo de dashboard se enfoca principalmente en la parte de análisis.
  • Strategic dashboard.- facilitan la ejecución del plan estratégico de una organización, en particular de sus objetivos estratégicos. Utilizan una de las metodologías de administración del desempeño más exitosas como es el Balanced Scorecard. Sus principales usuarios son los altos directivos, gerentes de nivel superior y personal de staff. Este tipo de dashboards tiene entre sus principales objetivos la alineación de la organización en torno a sus objetivos estratégicos, la comunicación de la estrategia, el acceso al detalle de las operaciones y la identificación de los generadores clave de valor. Por lo general, el contenido de un strategic dashboard se actualiza una vez al mes o trimestre. Este tipo de dashboard se enfoca principalmente en la parte de administración o gestión.

• Principales beneficios de un dashboard en general:

  • Son herramientas que despliegan la información más importante para el usuario o área, en el tiempo y formato adecuado a sus requerimientos.
  • Cuentan con una interfase de usuario amigable, principalmente vía Web.
  • La flexibilidad en su arquitectura y desarrollo permite contar con una variedad de soluciones, dependiendo de si la información es para monitoreo, análisis o administración del desempeño.
  • Ayudan a comunicar la estrategia de la organización mediante el despliegue de objetivos estratégicos, indicadores, metas, procesos y proyectos.
  • Incentivan un mejor desempeño del personal mediante la premisa de “lo que se mide, se hace”. Los trabajadores pueden ser motivados a la excelencia en sus funciones, trayendo consigo premios por superar sus objetivos y metas.
  • Facilitan el despliegue de una vista consistente del negocio, al consolidar e integrar información de diversas fuentes usando definiciones, reglas e indicadores comunes.